05:32
Unknown
Chiến lược lấy nhân tài từ sinh viên, những điều cần lưu ý
Không ít công ty đã để mắt đến các tài năng ngay từ khi họ còn ngồi trên ghế giảng đường đại học. Nhiều lời chào mời khác nhau được đưa ra và đôi khi là cả những công việc bán thời gian. Những lợi ích có được từ các sinh viên đại học tài năng là không giới hạn.
Bất cứ một chủ công nhỏ nào cũng có thể tìm kiếm nhân viên tương lai từ nhiều trường đại học và cao đẳng trong khu vực, nhưng để việc này thật sự hiệu quả, bạn cần có một vài sự chuẩn bị nhất định. Dưới đây là các lời khuyên giúp bạn có được những lợi ích thiết thực từ những tài năng sinh viên của mình.
Tiếp cận họ với các mục tiêu trung hạn và ổn định: Phần lớn sinh viên làm việc ngay trong năm học và họ sẽ sắp xếp công việc trong khuôn khổ thời gian đó. Nhìn chung, những mục tiêu công việc dài hạn của bạn sẽ khó có thể thích hợp với sinh viên. Nếu bạn cần làm một điều gì đó khá cấp bách, tốt hơn là bạn hãy trả tiền để thuêa một chuyên gia thực thụ. Ngoài ra, các dự án không được trả tiền công cũng không thể thu hút các sinh viên có năng lực.
Hơn nữa, sinh viên thường không thể từ bỏ mọi thứ để làm việc theo các dự án toàn thời gian. Vì thế, việc đảm bảo một thời gian biểu làm việc linh hoạt cho sinh viên là vô cùng cần thiết. Nhiều công ty đã và đang cho phép các sinh viên làm việc theo một lịch trình xen kẽ lẫn nhau, tại đó họ không bị buộc phải tuân thủ một cách cứng nhắc vào thời gian biểu cố định trong ngày. Thời gian biểu dành cho sinh viên của bạn có thể bao gồm những lịch trình làm việc bán thời gian hay thậm chí cả làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau. Ở đây, điều quan trọng là bạn phải quan tâm tới sức ép lịch trình học tập của sinh viên, nếu bạn muốn họ đóng góp công sức cho công việc kinh doanh của bạn.
Tạo ra các thách thức: Thông thường, những sinh viên còn trên ghế nhà trường khi làm việc tại các công ty tư nhân và nhận tiền công đều mong muốn học hỏi kinh nghiệm và tìm hiểu về sự phức tạp của các hoạt động kinh doanh. Họ không muốn đảm trách những nhiệm vụ tầm thường mà nhân viên nào cũng có thể giải quyết được. Họ muốn thử sức và muốn đương đầu với những vấn đề thật sự khó khăn của thế giới kinh doanh.
Chuẩn bị sẵn sàng để tự mình làm một vài công việc: Các sinh viên có thể giúp đỡ bạn thiết kế một chiến lược hiệu quả, nhưng bạn sẽ phải tự mình triển khai chiến lược đó. Ngoài ra, phần lớn sinh viên đều mong muốn gặp gỡ các nhà quản trị cấp cao, vì vậy bạn nên thu xếp thời gian để tiếp xúc với họ.
Cởi mở với những ý tưởng mới: Sau khi xem xét các hoạt động của bạn, “các nhà tư vấn sinh viên” có thể quyết định xem đâu là những việc mà bạn thật sự cần làm. Đó có thể là một vài vấn đề vượt ra khỏi những gì bạn yêu cầu lúc đầu. Đó là một phần của công việc hỏi học, đúc kết kinh nghiệm. Bạn có thể sẽ phát hiện ra rằng mình nên sử dụng thêm một số màu sắc sinh động trong các quảng cáo, sau khi một sinh viên phân tích và khẳng định rằng phong cách của bạn sẽ không thể lôi cuốn được các khách hàng trẻ tuổi.
Bên cạnh đó, hoạt http://blognhansu.Net động giao tiếp thân thiện và tích cực trong công ty cũng là chìa khoá để các sinh viên cảm thấy hài lòng và thoả mãn. Hãy nói rõ là bạn mong đợi gì ở họ, đồng thời để cho các sinh viên thấy những câu hỏi, khúc mắc, mong muốn học hỏi của họ đều được lắng nghe và quan tâm chu đáo.
Tận dụng lợi thế của các dịch vụ khác trong trường đại học: Tại các trường đại học, có rất nhiều chương trình cung cấp các khoá đào tạo với chi phí thấp, các dịch vụ tư vấn chuyên môn, hay những dịch vụ khác. Ví dụ, các sinh viên nghệ thuật - truyền thông nhận thiết kế các hình ảnh và biểu trưng cho khách hàng là công ty vừa và nhỏ với mức chi phí thấp.
Sự vui vẻ, thoải mái: Đây là một chi tiết khá thú vị mà các công ty sẽ nhận được từ các sinh viên, điều mà họ thường thiếu nếu tuyển dụng các chuyên gia. Các sinh viên thường mang lại một nguồn sinh khí mới và cả sự phấn khích đến cho các dự án vốn rất khô khan, phức tạp. Động cơ làm việc của sinh viên không chỉ đơn thuần vì tiền bạc. Đôi khi họ có mặt ở đó chỉ đơn giản là để giúp bạn giải quyết vấn đề nhằm đổi lấy những kinh nghiệm quý báu cho bản thân. Điều đó thậm chí có thể khuấy động một niềm hứng khởi mới trong các nhân viên của bạn và cả bản thân bạn.
Có rất nhiều sinh tốt ở ngoài kia – điều quan trọng là bạn cần lựa chọn, động viên và áp dụng các ý tưởng để thu hút sức đóng góp của họ một cách hiệu quả nhất. Bạn hãy tập trung vào việc lên kế hoạch những việc cần nhờ đến sự trợ giúp của các sinh viên, đồng thời đảm bảo rằng các ý tưởng sáng tạo cũng như nỗ lực họ sẽ được công nhận và bảo vệ khi chúng được chuyển vào các dự án, chương trình hay sản phẩm cụ thể.
Quantri.Vn
Làm sao để giám sát nhân viên sử dụng Internet?
(HR) Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới Internet, từ việc gửi e-mail và các tin nhắn (messenger) cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ làm việc.Và sau đó thông báo với họ - một cách trung thực và đầy đủ nhất - về những gì bạn đã làm và tại sao bạn lại phải làm như vậy.
Hiện nay, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp phải đối mặt. Các thiết bị giám sát nhân viên - được biết nhiều như “spyware” - đang trở nên hấp dẫn, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các thiết bị này nằm ở chỗ gia tăng tính bảo mật; giảm thiểu các hành vi không đúng mực của nhân viên trong giờ làm việc; tránh rò rỉ các thông tin mang tính cạnh tranh,....
Tuy nhiên, nhiều nhân viên lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến quyền cá nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giải thích rõ ràng, công ty can thiệp quá sâu vào sự riêng tư của nhân viên, thì hiệu quả công việc của họ sẽ giảm sút và có thể những nhân viên tốt sẽ ra đi, thậm chí các vụ kiện tụng sẽ xảy ra.
Vậy lời giải đáp cho bài toán giám sát nhân viên sẽ phải như thế nào? Liệu đó có phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những đánh giá sơ bộ và một vài chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới internet.
Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra đời của một loạt các phần mềm giám sát
Một nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây cho thấy tại Mỹ có đến 31% nhân viên truy cập Internet và kiểm tra hộp thư điện tử thường xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên toàn thế giới là khoảng 12%. Vì vậy, số lượng các công ty tiến hành giám sát việc sử dụng e-mail và Internet của các nhân viên cũng gia tăng nhanh chóng. Không ít công ty đã phải sàng lọc và khoá các trang web không thích hợp.
Rõ ràng, việc gia tăng các hoạt động giám sát không chỉ vì mối lo an ninh mà phần lớn là vì hiện tượng nhân viên lạm dụng truy cập Internet trong giờ làm việc cho các nhu cầu riêng tư. Vì nhu cầu kinh doanh, các công ty buộc phải cho phép nhân viên truy cập Internet tốc độ cao. Song bên cạnh những tác dụng tích cực, nhiều tác hại đã phát sinh. Và các công ty buộc phải giám sát hoạt động này để tránh việc nhân viên truy cập những trang web khiêu dâm, cờ bạc hay làm các công việc cá nhân khác thông qua Internet và e-mail.
Có cung ắt có cầu. Hiện nay, các sản phẩm giám sát nhân viên là rất đa dạng về tính năng, từ đơn lẻ cho đến toàn diện. Ví dụ, phần mềm Websense Enterprise của hãng Websense có thể lọc các trang web theo yêu cầu. Cũng như vậy, phần mềm Clearswift MIMEsweeper là một sản phẩm phổ biến để kiểm tra e-mail.
Phần mềm WinWhatWhere của hãng TrueActive Software có thể giám sát mọi e-mail, tin nhắn messenger và các văn bản tài liệu được gửi đi/nhận về, cũng như mọi động tác gõ bàn phím trên chiếc máy tính có cài đặt phần mềm. Bản cập nhật mới nhất còn có chức năng ghi lại hình ảnh trên webcam, chụp ảnh màn hình và đọc các phím gõ đa ngôn ngữ. Richard Eaton, sáng lập viên kiêm giám đốc công nghệ của TrueActive Software, cho biết khoảng 80% khách hàng của hãng là các công ty, còn lại là các cơ quan chính phủ, hoặc bố mẹ giám sát con cái, vợ giám sát chồng.
Đạt được một sự cân bằng thích hợp
Theo nhiều nhà phân tích, mặc dù mối quan tâm hàng đầu của nhiều công ty hiện nay là việc sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên, “nhưng họ sẽ phải thông báo với các nhân viên về những điều họ làm và giải thích lý do tại sao”, - Michael Gartenberg, giám đốc nghiên cứu tại hãng Jupiter Research, cho biết.
“Các nhân viên cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động nhằm bảo vệ hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”, Gartenberg nói, “Song, về phía các chủ sử dụng lao động, họ cũng phải giám sát theo một cách thích hợp nhất để đảm bảo sự cân bằng hợp lý khỏi làm mất niềm tin của các nhân viên đối với mình”.
Theo Ann Meany, chuyên gia tư vấn nhân sự cho hãng Watson Wyatt Worldwide thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị giám sát nhân viên nào, hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:
- Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan tâm hay đơn thuần chỉ xuất phát từ một sự tưởng tượng nào đó? “Việc giám sát nhân viên chỉ vì những mong muốn và sở thích nhất thời sẽ không phải là lý do thích hợp”, Meany cho biết. Những lý do đúng đắn có thể là: an ninh và an toàn cho nhân viên, các vấn đề liên quan tới quấy rối tình dục, hoặc những mối quan ngại liên quan tới gian lận, gián điệp,...
- Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa công ty? Trong một công ty công ty nghiên cứu phát triển, công việc của các nhân viên mang tính độc lập cao thì việc giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn là những kết quả tích cực. Cũng như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu công ty của bạn xây dựng những kế hoạch giữ chân nhân viên thông qua các đặc quyền cụ thể như các dịch vụ về giặt là, chăm sóc vật nuôi, chăm sóc con trẻ,..., Bạn phải chấp nhận rằng các nhân viên sẽ dành một phần thời gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ các công việc cá nhân.
Nếu bạn nhận được những câu trả lời tích cực, tiếp theo, hãy tuân thủ theo năm lời khuyên sau đây trong việc giám sát các nhân viên:
1. Thông báo trước kế hoạch giám sát của bạn và nhận phản hồi từ phía các nhân viên
Bạn nên giải thích cho các nhân viên biết về phần mềm giám sát và những thông tin mà nó có thể đem lại cho nhà quản trị mạng và một số nhà quản lý khác. (Ví dụ, phần mềm WinWhatWhere có thể gửi hàng trăm bản báo cáo khác nhau về việc sử dụng máy tính tới địa chỉ e-mail của người yêu cầu).
Cách thức bạn giới thiệu và trình bày cho các nhân viên biết về kế hoạch giám sát là rất quan trọng. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những lợi ích cụ thể, chẳng hạn như gia tăng hiệu suất làm việc, nâng cao mức độ an toàn và giảm thiểu các mối lo ngại về gian lận nội bộ hay những rủi ro khác, còn bằng không hãy sẵn sàng đón nhận những phản ứng mạnh mẽ từ phía các nhân viên.. Và nếu bạn không đưa ra bất cứ thông báo nào trước, thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối mặt với một vụ kiện tụng sau đó.
2. Có hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những hành vi nào là không thể được chấp nhận
Việc vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra là không thể thực hiện được. Nhưng nếu bạn lên kế hoạch để lọc ra một vài trang web nhất định, chẳng hạn như trang web khiêu dâm, cờ bạc hay thậm chí cả những trang web tuyển dụng khác, thì không có lý do gì để bạn giấu giếm điều này với các nhân viên.
“Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô bổ có khá tốn kém”, Meany cho biết, “Nhưng mỗi công ty phải tự quyết định việc này sao cho phù hợp nhất với yêu cầu công việc đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các nhân viên sẽ làm việc tốt hơn và có trách nhiệm hơn nếu bạn hướng dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những hành vi không thích hợp. Các nhân viên sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định của công ty.
Tương tự như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều nhân viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá của họ có thể bị giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều này.
3. Hãy thể hiện sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời gian của nhân viên
Nếu công ty của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm ngoài giờ, bạn cần thông cảm và thể hiện sự thiện ý với một vài hoạt động cá nhân trong giờ làm việc.
Nếu công việc trong công ty trường xuyên trong tình trạng quá tải đối với nhân viên, nên cho phép họ có một khoảng thời gian riêng tư nhất định thì hiệu suất công việc chung sẽ tốt hơn.
4. Cân bằng hợp lý giữa an ninh và quyền riêng tư
Nếu một nhân viên lãng phí một lượng lớn thời gian của họ vào những hoạt động vô bổ trên internet, có nghĩa bạn đã tuyển dụng không chuẩn xác.
Rõ ràng rằng hoạt động giám sát không chỉ đơn thuần để biết xem liệu có ai đó có đang chỉnh sửa lại bản sơ yếu lý lịch để gửi tới một công ty khác lớn hơn hay không mà còn để bảo vệ công ty khỏi sự rò rỉ những thông tin nội bộ cho giới báo chí hoặc cho các đối thủ cạnh tranh, hạn chế những hacker hay kẻ viết virus nội bộ, tránh những hành động quấy rối tình dụng hoặc các hành vi không mấy thích hợp, hay thậm chí là an ninh của cả quốc gia.
Song bạn cần nhớ kỹ rằng sự thái quá trong hoạt động giám sát nhân viên có thể dẫn tới nhiều kết quả trái ngược - chẳng hạn như có thể là bằng chứng chống lại công ty bạn trong những vụ kiện tụng pháp lý có liên quan.
5. Tuyển dụng những người bạn có thể tin cậy
Việc này bao giờ nói cũng dễ hơn làm, đặc biệt khi công ty bạn đang trong giai đoạn tăng trưởng mạnh hay là cần tuyển dụng hàng trăm nhân viên mỗi năm. Mặc dù vậy, những nhân viên đáng tin cậy sẽ rất dễ dàng để giám sát - và hơn nữa thậm chí không cần phải giám sát - hơn là những người bạn không thể tin cậy.
Hy vọng rằng với một sự cân nhắc thấu đáo mọi khía cạnh trước khi tiến hành giám sát việc sử dụng Internet trong công ty, bạn sẽ đạt được những kết quả tích cực. Khi đó một mặt, bạn có thể hạn chế, loại bỏ những gian lận, rủi ro kinh doanh hay những hành vi thiếu thích hợp, mặt khác, bạn có thể gia tăng đáng kế hiệu suất và tinh thần làm việc của các nhân viên.
Quantri.Vn
Không ít công ty đã để mắt đến các tài năng ngay từ khi họ còn ngồi trên ghế giảng đường đại học. Nhiều lời chào mời khác nhau được đưa ra và đôi khi là cả những công việc bán thời gian. Những lợi ích có được từ các sinh viên đại học tài năng là không giới hạn.
Bất cứ một chủ công nhỏ nào cũng có thể tìm kiếm nhân viên tương lai từ nhiều trường đại học và cao đẳng trong khu vực, nhưng để việc này thật sự hiệu quả, bạn cần có một vài sự chuẩn bị nhất định. Dưới đây là các lời khuyên giúp bạn có được những lợi ích thiết thực từ những tài năng sinh viên của mình.
Tiếp cận họ với các mục tiêu trung hạn và ổn định: Phần lớn sinh viên làm việc ngay trong năm học và họ sẽ sắp xếp công việc trong khuôn khổ thời gian đó. Nhìn chung, những mục tiêu công việc dài hạn của bạn sẽ khó có thể thích hợp với sinh viên. Nếu bạn cần làm một điều gì đó khá cấp bách, tốt hơn là bạn hãy trả tiền để thuêa một chuyên gia thực thụ. Ngoài ra, các dự án không được trả tiền công cũng không thể thu hút các sinh viên có năng lực.
Hơn nữa, sinh viên thường không thể từ bỏ mọi thứ để làm việc theo các dự án toàn thời gian. Vì thế, việc đảm bảo một thời gian biểu làm việc linh hoạt cho sinh viên là vô cùng cần thiết. Nhiều công ty đã và đang cho phép các sinh viên làm việc theo một lịch trình xen kẽ lẫn nhau, tại đó họ không bị buộc phải tuân thủ một cách cứng nhắc vào thời gian biểu cố định trong ngày. Thời gian biểu dành cho sinh viên của bạn có thể bao gồm những lịch trình làm việc bán thời gian hay thậm chí cả làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau. Ở đây, điều quan trọng là bạn phải quan tâm tới sức ép lịch trình học tập của sinh viên, nếu bạn muốn họ đóng góp công sức cho công việc kinh doanh của bạn.
Tạo ra các thách thức: Thông thường, những sinh viên còn trên ghế nhà trường khi làm việc tại các công ty tư nhân và nhận tiền công đều mong muốn học hỏi kinh nghiệm và tìm hiểu về sự phức tạp của các hoạt động kinh doanh. Họ không muốn đảm trách những nhiệm vụ tầm thường mà nhân viên nào cũng có thể giải quyết được. Họ muốn thử sức và muốn đương đầu với những vấn đề thật sự khó khăn của thế giới kinh doanh.
Chuẩn bị sẵn sàng để tự mình làm một vài công việc: Các sinh viên có thể giúp đỡ bạn thiết kế một chiến lược hiệu quả, nhưng bạn sẽ phải tự mình triển khai chiến lược đó. Ngoài ra, phần lớn sinh viên đều mong muốn gặp gỡ các nhà quản trị cấp cao, vì vậy bạn nên thu xếp thời gian để tiếp xúc với họ.
Cởi mở với những ý tưởng mới: Sau khi xem xét các hoạt động của bạn, “các nhà tư vấn sinh viên” có thể quyết định xem đâu là những việc mà bạn thật sự cần làm. Đó có thể là một vài vấn đề vượt ra khỏi những gì bạn yêu cầu lúc đầu. Đó là một phần của công việc hỏi học, đúc kết kinh nghiệm. Bạn có thể sẽ phát hiện ra rằng mình nên sử dụng thêm một số màu sắc sinh động trong các quảng cáo, sau khi một sinh viên phân tích và khẳng định rằng phong cách của bạn sẽ không thể lôi cuốn được các khách hàng trẻ tuổi.
Bên cạnh đó, hoạt http://blognhansu.Net động giao tiếp thân thiện và tích cực trong công ty cũng là chìa khoá để các sinh viên cảm thấy hài lòng và thoả mãn. Hãy nói rõ là bạn mong đợi gì ở họ, đồng thời để cho các sinh viên thấy những câu hỏi, khúc mắc, mong muốn học hỏi của họ đều được lắng nghe và quan tâm chu đáo.
Tận dụng lợi thế của các dịch vụ khác trong trường đại học: Tại các trường đại học, có rất nhiều chương trình cung cấp các khoá đào tạo với chi phí thấp, các dịch vụ tư vấn chuyên môn, hay những dịch vụ khác. Ví dụ, các sinh viên nghệ thuật - truyền thông nhận thiết kế các hình ảnh và biểu trưng cho khách hàng là công ty vừa và nhỏ với mức chi phí thấp.
Sự vui vẻ, thoải mái: Đây là một chi tiết khá thú vị mà các công ty sẽ nhận được từ các sinh viên, điều mà họ thường thiếu nếu tuyển dụng các chuyên gia. Các sinh viên thường mang lại một nguồn sinh khí mới và cả sự phấn khích đến cho các dự án vốn rất khô khan, phức tạp. Động cơ làm việc của sinh viên không chỉ đơn thuần vì tiền bạc. Đôi khi họ có mặt ở đó chỉ đơn giản là để giúp bạn giải quyết vấn đề nhằm đổi lấy những kinh nghiệm quý báu cho bản thân. Điều đó thậm chí có thể khuấy động một niềm hứng khởi mới trong các nhân viên của bạn và cả bản thân bạn.
Có rất nhiều sinh tốt ở ngoài kia – điều quan trọng là bạn cần lựa chọn, động viên và áp dụng các ý tưởng để thu hút sức đóng góp của họ một cách hiệu quả nhất. Bạn hãy tập trung vào việc lên kế hoạch những việc cần nhờ đến sự trợ giúp của các sinh viên, đồng thời đảm bảo rằng các ý tưởng sáng tạo cũng như nỗ lực họ sẽ được công nhận và bảo vệ khi chúng được chuyển vào các dự án, chương trình hay sản phẩm cụ thể.
Quantri.Vn
Làm sao để giám sát nhân viên sử dụng Internet?
(HR) Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới Internet, từ việc gửi e-mail và các tin nhắn (messenger) cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ làm việc.Và sau đó thông báo với họ - một cách trung thực và đầy đủ nhất - về những gì bạn đã làm và tại sao bạn lại phải làm như vậy.
Hiện nay, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp phải đối mặt. Các thiết bị giám sát nhân viên - được biết nhiều như “spyware” - đang trở nên hấp dẫn, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các thiết bị này nằm ở chỗ gia tăng tính bảo mật; giảm thiểu các hành vi không đúng mực của nhân viên trong giờ làm việc; tránh rò rỉ các thông tin mang tính cạnh tranh,....
Tuy nhiên, nhiều nhân viên lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến quyền cá nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giải thích rõ ràng, công ty can thiệp quá sâu vào sự riêng tư của nhân viên, thì hiệu quả công việc của họ sẽ giảm sút và có thể những nhân viên tốt sẽ ra đi, thậm chí các vụ kiện tụng sẽ xảy ra.
Vậy lời giải đáp cho bài toán giám sát nhân viên sẽ phải như thế nào? Liệu đó có phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những đánh giá sơ bộ và một vài chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới internet.
Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra đời của một loạt các phần mềm giám sát
Một nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây cho thấy tại Mỹ có đến 31% nhân viên truy cập Internet và kiểm tra hộp thư điện tử thường xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên toàn thế giới là khoảng 12%. Vì vậy, số lượng các công ty tiến hành giám sát việc sử dụng e-mail và Internet của các nhân viên cũng gia tăng nhanh chóng. Không ít công ty đã phải sàng lọc và khoá các trang web không thích hợp.
Rõ ràng, việc gia tăng các hoạt động giám sát không chỉ vì mối lo an ninh mà phần lớn là vì hiện tượng nhân viên lạm dụng truy cập Internet trong giờ làm việc cho các nhu cầu riêng tư. Vì nhu cầu kinh doanh, các công ty buộc phải cho phép nhân viên truy cập Internet tốc độ cao. Song bên cạnh những tác dụng tích cực, nhiều tác hại đã phát sinh. Và các công ty buộc phải giám sát hoạt động này để tránh việc nhân viên truy cập những trang web khiêu dâm, cờ bạc hay làm các công việc cá nhân khác thông qua Internet và e-mail.
Có cung ắt có cầu. Hiện nay, các sản phẩm giám sát nhân viên là rất đa dạng về tính năng, từ đơn lẻ cho đến toàn diện. Ví dụ, phần mềm Websense Enterprise của hãng Websense có thể lọc các trang web theo yêu cầu. Cũng như vậy, phần mềm Clearswift MIMEsweeper là một sản phẩm phổ biến để kiểm tra e-mail.
Phần mềm WinWhatWhere của hãng TrueActive Software có thể giám sát mọi e-mail, tin nhắn messenger và các văn bản tài liệu được gửi đi/nhận về, cũng như mọi động tác gõ bàn phím trên chiếc máy tính có cài đặt phần mềm. Bản cập nhật mới nhất còn có chức năng ghi lại hình ảnh trên webcam, chụp ảnh màn hình và đọc các phím gõ đa ngôn ngữ. Richard Eaton, sáng lập viên kiêm giám đốc công nghệ của TrueActive Software, cho biết khoảng 80% khách hàng của hãng là các công ty, còn lại là các cơ quan chính phủ, hoặc bố mẹ giám sát con cái, vợ giám sát chồng.
Đạt được một sự cân bằng thích hợp
Theo nhiều nhà phân tích, mặc dù mối quan tâm hàng đầu của nhiều công ty hiện nay là việc sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên, “nhưng họ sẽ phải thông báo với các nhân viên về những điều họ làm và giải thích lý do tại sao”, - Michael Gartenberg, giám đốc nghiên cứu tại hãng Jupiter Research, cho biết.
“Các nhân viên cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động nhằm bảo vệ hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”, Gartenberg nói, “Song, về phía các chủ sử dụng lao động, họ cũng phải giám sát theo một cách thích hợp nhất để đảm bảo sự cân bằng hợp lý khỏi làm mất niềm tin của các nhân viên đối với mình”.
Theo Ann Meany, chuyên gia tư vấn nhân sự cho hãng Watson Wyatt Worldwide thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị giám sát nhân viên nào, hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:
- Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan tâm hay đơn thuần chỉ xuất phát từ một sự tưởng tượng nào đó? “Việc giám sát nhân viên chỉ vì những mong muốn và sở thích nhất thời sẽ không phải là lý do thích hợp”, Meany cho biết. Những lý do đúng đắn có thể là: an ninh và an toàn cho nhân viên, các vấn đề liên quan tới quấy rối tình dục, hoặc những mối quan ngại liên quan tới gian lận, gián điệp,...
- Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa công ty? Trong một công ty công ty nghiên cứu phát triển, công việc của các nhân viên mang tính độc lập cao thì việc giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn là những kết quả tích cực. Cũng như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu công ty của bạn xây dựng những kế hoạch giữ chân nhân viên thông qua các đặc quyền cụ thể như các dịch vụ về giặt là, chăm sóc vật nuôi, chăm sóc con trẻ,..., Bạn phải chấp nhận rằng các nhân viên sẽ dành một phần thời gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ các công việc cá nhân.
Nếu bạn nhận được những câu trả lời tích cực, tiếp theo, hãy tuân thủ theo năm lời khuyên sau đây trong việc giám sát các nhân viên:
1. Thông báo trước kế hoạch giám sát của bạn và nhận phản hồi từ phía các nhân viên
Bạn nên giải thích cho các nhân viên biết về phần mềm giám sát và những thông tin mà nó có thể đem lại cho nhà quản trị mạng và một số nhà quản lý khác. (Ví dụ, phần mềm WinWhatWhere có thể gửi hàng trăm bản báo cáo khác nhau về việc sử dụng máy tính tới địa chỉ e-mail của người yêu cầu).
Cách thức bạn giới thiệu và trình bày cho các nhân viên biết về kế hoạch giám sát là rất quan trọng. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những lợi ích cụ thể, chẳng hạn như gia tăng hiệu suất làm việc, nâng cao mức độ an toàn và giảm thiểu các mối lo ngại về gian lận nội bộ hay những rủi ro khác, còn bằng không hãy sẵn sàng đón nhận những phản ứng mạnh mẽ từ phía các nhân viên.. Và nếu bạn không đưa ra bất cứ thông báo nào trước, thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối mặt với một vụ kiện tụng sau đó.
2. Có hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những hành vi nào là không thể được chấp nhận
Việc vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra là không thể thực hiện được. Nhưng nếu bạn lên kế hoạch để lọc ra một vài trang web nhất định, chẳng hạn như trang web khiêu dâm, cờ bạc hay thậm chí cả những trang web tuyển dụng khác, thì không có lý do gì để bạn giấu giếm điều này với các nhân viên.
“Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô bổ có khá tốn kém”, Meany cho biết, “Nhưng mỗi công ty phải tự quyết định việc này sao cho phù hợp nhất với yêu cầu công việc đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các nhân viên sẽ làm việc tốt hơn và có trách nhiệm hơn nếu bạn hướng dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những hành vi không thích hợp. Các nhân viên sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định của công ty.
Tương tự như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều nhân viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá của họ có thể bị giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều này.
3. Hãy thể hiện sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời gian của nhân viên
Nếu công ty của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm ngoài giờ, bạn cần thông cảm và thể hiện sự thiện ý với một vài hoạt động cá nhân trong giờ làm việc.
Nếu công việc trong công ty trường xuyên trong tình trạng quá tải đối với nhân viên, nên cho phép họ có một khoảng thời gian riêng tư nhất định thì hiệu suất công việc chung sẽ tốt hơn.
4. Cân bằng hợp lý giữa an ninh và quyền riêng tư
Nếu một nhân viên lãng phí một lượng lớn thời gian của họ vào những hoạt động vô bổ trên internet, có nghĩa bạn đã tuyển dụng không chuẩn xác.
Rõ ràng rằng hoạt động giám sát không chỉ đơn thuần để biết xem liệu có ai đó có đang chỉnh sửa lại bản sơ yếu lý lịch để gửi tới một công ty khác lớn hơn hay không mà còn để bảo vệ công ty khỏi sự rò rỉ những thông tin nội bộ cho giới báo chí hoặc cho các đối thủ cạnh tranh, hạn chế những hacker hay kẻ viết virus nội bộ, tránh những hành động quấy rối tình dụng hoặc các hành vi không mấy thích hợp, hay thậm chí là an ninh của cả quốc gia.
Song bạn cần nhớ kỹ rằng sự thái quá trong hoạt động giám sát nhân viên có thể dẫn tới nhiều kết quả trái ngược - chẳng hạn như có thể là bằng chứng chống lại công ty bạn trong những vụ kiện tụng pháp lý có liên quan.
5. Tuyển dụng những người bạn có thể tin cậy
Việc này bao giờ nói cũng dễ hơn làm, đặc biệt khi công ty bạn đang trong giai đoạn tăng trưởng mạnh hay là cần tuyển dụng hàng trăm nhân viên mỗi năm. Mặc dù vậy, những nhân viên đáng tin cậy sẽ rất dễ dàng để giám sát - và hơn nữa thậm chí không cần phải giám sát - hơn là những người bạn không thể tin cậy.
Hy vọng rằng với một sự cân nhắc thấu đáo mọi khía cạnh trước khi tiến hành giám sát việc sử dụng Internet trong công ty, bạn sẽ đạt được những kết quả tích cực. Khi đó một mặt, bạn có thể hạn chế, loại bỏ những gian lận, rủi ro kinh doanh hay những hành vi thiếu thích hợp, mặt khác, bạn có thể gia tăng đáng kế hiệu suất và tinh thần làm việc của các nhân viên.
Quantri.Vn
0 nhận xét :
Đăng nhận xét